چگونه زمان خود را مدیریت کنیم ؟

قطعاً پاسخ این سوال چیزی به غیر از برنامه ریزی و مدیریت زمان صحیح نخواهد بود! در این مقاله قصد داریم این مورد را به خوبی با یکدیگر بررسی کنیم و با بهترین نکات مدیریت زمان در بخش های مختلف زندگی آشنا شویم. پس تا پایان همراه ما باشید.

تاریخچه مدیریت زمان

تاریخچه مدیریت زمان در دل کسب و کار و تجارت ها نهفته است. از ابتدای انقلاب صنعتی اروپا، صنعتگران و کارخانه داران متوجه شدند برای بهره وری بالاتر باید از زمان خود بهترین استفاده را داشته باشند. چرا که کار درکارخانه برخلاف کاردرزمین کشاورزی و یا دریک مغازه سنتی، نیاز به دقت و نظم خاصی دراستفاده اززمان داشت. بنجامین فرانکلین، سیاستمدار، مخترع و دانشمند امریکایی می‌گوید: زمان یعنی همان پول!

از زمانی که انسان به این بینش رسید که با استفاده از زمان می‌شود به دستاوردهای بیشتر دست پیدا کرد، تمرکزش را گذاشت بر مدیریت این زمان. به همین خاطر دانشمندان حیطه کسب و کار در این زمینه پیش قدم شدند و دانسته های بسیاری از جانب آن‌ها در مورد مهارت مدیریت زمان به ما رسیده است. فردریک وینسلو تیلور، پیتر دراکر و استیون کاوی از ابتدایی ترین و البته مطرح ترین صاحب نظران در حیطه افزایش بهره وری هستند.

تاریخچه مدیریت زمان صرفا به به این جا ختم نمیشود . موضوعی فراتر از مهارت مدیریت زمان وجود دارد: یعنی افزایش عملکرد هم مورد بحث قرار میگیرد. تا حدود ۳۰ سال پیش، تمام تمرکز متخصصین بهبود فردی، روی مدیریت زمان بود. البته که اقتضای آن روزها این بود که افراد زمان خود را مدیریت کنند و همین یادگیری مدیریت زمان باعث می‌شد از روزشان بیشتر استفاده کنند.

این موضوع در کشور های پیشرفته رواج پیدا کرد و افرادی که قصد خودسازی داشتند، به این مهارت، مجهز شدند .با وجود این که افراد مجهز به مهارت مدیریت زمان شده بودند، کسانی را هم می‌دیدند که بازدهی بسیار بالاتری دارند. یعنی از همان زمانی که دردست داشتند، بازدهی بیشتری درزندگیشان دیده می‌شد . همین اتفاق باعث پیدایش موضوعی به نام افزایش عملکرد شد .افزایش عملکرد، یعنی چگونه از همین زمانی که در دست داریم، بهترین استفاده را داشته باشیم. در کشورما متاسفانه کمی دیرتربه علوم روز احساس نیاز پیدا می شود و الان کماکان درموضوع مدیریت زمان درگیر هستیم و کم کم مردم درحال رو آوردن به افزایش عملکرد هستند. و البته با توجه به تاریخچه مدیریت زمان ، هنوز فاصله داریم تا فراگیری این علم و موضوع!

مدیریت زمان چیست؟

مهارت مدیریت زمان یکی از دغدغه های مهم افراداست که به دنبال آن هستند تا نتاج مطلوبی که دارند را کسب کنند. همه ما وقتی واژه مدیریت کردن زمان را می‌شنویم، می‌دانیم صحبت از استفاده بهتر از زمان به میان می‌آید. در واقع یا به دنبال این هستیم که چطور از زمانی که در اختیار داریم بیشترین استفاده را بکنیم و کمتر عمرمان را تلف کنیم. یا اینکه چطور به همه کارهای خودمان در زمان مشخصی که میخواهیم برسیم. در حقیقت افراد به علت اینکه می‌خواهند کارهای خود را طبق برنامه پیش ببرند و نمی‌توانند به فکر پیدا کردن این مهارت میافتند و اولین فکری که به ذهن آنها می آید این است که با یادگیری این مهارت می‌توانند به همه کارها برسند و موفق شوند!

اگر از من بپرسید مدیریت زمان چیست؟ من به سرعت به شما می گویم: مدیریت کردن زمان: یعنی هوشمندانه کارکنید تا بهره‌ وری خود را چند برابرافزایش دهید. مدیریت زمان، یعنی زمان خود را به‌طور مؤثر به فعالیت‌های مناسب اختصاص دهیم. مدیریت مؤثر زمان ، به افراداجازه می‌دهد تا براساس اولویت‌های خود،فاصله‌های زمانی خاصی را به فعالیت‌های خاصی اختصاص دهند. به‌عبارت دیگر، اینکه چگونه زمان را مدیریت کنیم یعنی اینکه از وقت خود، به بهترین شکل استفاده کنیم، زیرا وقت همیشه محدود است. 

تعریف مدیرت زمان به معنی فرآیند نظم‌ دهی و برنامه‌ریزی برای تقسیم زمان خود بین فعالیت‌های خاص است. اگر این مهارت را به خوبی یاد بگیرید، قادرهستید که اززمان خود هوشمندانه‌ترین استفاده را داشته باشید. حتی زمانی که درموقعیت‌هایی که وقت کم دارید و فشار زیادی بر روی شانه‌های شماست، با داشتن مهارت مدیریت زمان ، می‌توانید سربلند از آن‌ها بیرون بیایید. در مدیریت زمان مشخص می‌کنید که کدام فعالیت مهم‌تر است و چه مدت زمانی را باید به آن اختصاص دهید، کدام کار را باید زودتر انجام دهید و کدام کار را بعدا نیز می‌توانید انجام دهید.

چرا مدیریت زمان مهم است ؟

یادگیری مهارت مدیریت زمان برای افرادی که هدفی دارند و نمیخواهند که عمرشان تلف شود بسیار مهم و حائز اهمیت است. کسانی که سعی دارند از آنها به عنوان افراد موفق یاد شود به خوبی میدانند که باید از همین زمانشان نهایت استفاده را داشته باشند. در یک کلام اگر بخواهیم اهمیت این مهارت را بگوییم می‌توانیم این گونه تفسیر کنیم که موفقیت ما در گرو یادگیری مهارت کنترل زمان است، زیرا این مهارت در برگیرنده بسیاری از مهارت های دیگری است که همه در جهت رشد فردی ما و رسیدن به موفقیت نیاز است.

بخشی از موارد اهمیت مدیریت زمان عبارت‌اند از:

• منجر به بهره ‌وری و کارایی بیشتر می شود.
• وجهۀ حرفه‌ای بهتری به شما می دهد.
• استرس کمتری را به شما تحمیل می کند.
• باعث افزایش موقعیت‌ها برای پیشرفت می شود.
• برابر است با استفاده بیشتر از فرصت ها.
• منجر به ایجاد احساس رضایتمندی فردی می شود.
• باعث کسب تعداد نتایج موفق بیش از قبل می گردد.
• باعث تقویت اعتماد به نفس می شود.
• موقعیت‌های بهتر برای دستیابی به اهداف مهم زندگی و اهداف شغلی را فراهم می آورد.
• ناتوانی در مدیریت مؤثر زمان می‌تواند عواقب نامطلوبی داشته باشد : (عدم مدیریت زمان)
• عدم تکمیل کار قبل از موعد از نتایج عدم مدیریت زمان است.
• یکی دیگر از نتایج عدم مدیریت زمان جریان کاری کم‌ بازده است.
• اتلاف زیاد وقت را به همراه دارد.
• کیفیت کاری را پایین می آورد.
• وجهۀ حرفه‌ای ضعیف و رکود شغلی از نتایج عدم مدیریت زمان است.
• سطح استرس بالاتر در پی عدم مدیریت زمان رخ می دهد.
• نارضایتی فردی را به دنبال دارد.
• احساس اعتماد به نفس پایین تر نیز از نتایج عدم مدیریت زمان است.

چرا دچار کمبود زمان می شویم؟

دلایلی زیادی وجود دارد از جمله اینکه:

• نداشتن انگیزه
• ضعف در نه گفتن
• اشتباه در اولویت بندی
• تنبلی و اهمال کاری
• تمرکز همزمان روی چند کار
• کمال گرایی یا کامل گرایی
• استراحت نداشتن بین کارها
• نداشتن فهرست روزانه
• ورزش نکردن
• رویاهای بزرگ و غیر واقعی
• ضعف در مهارت تصمیم گیری
• ·         ضعف در تفویض اختیار
• ضعف در مهارت حل مسئله و مشکل

این ۱۳ تا از مواردی است که یا در آنها ضعف داریم یا خوب نمی‌توانیم انجامشان دهیم که همه ی این ها مانند یک دومینو در  رشد فردی ما تاثیرگذار هستند. رشد فردی که باعث موفقیت ما در بسیاری از موارد می‌شود.

به عنوان مثال: زمانی که شما ضعف در نه گفتن داشته باشید، نه تنها وقت شما تلف خواهد شد بلکه باعث افزایش خجولی و کم شدن اعتماد به نفس و همچنین عزت نفستان خواهد شد.نداشتن این ۱۳ مورد دلیل بر نداشتن مدیریت بر روی زمان است و توجه و کسب آنها نیز به خودی خود تکنیکی برای افزایش  این مهارت در وجود شما هستند.

زیرا مهارت کنترل کردن زمان یک مهارت عام و کلی است که در برگیرنده چندین مهارت و تکنیک است. یعنی همه مسائل رشد فردی، طوری مرتبط با بهبود این مهارت در وجود خود است.

راهکارهایی برای مدیریت زمان

زمان از گرانبها ترین داشته های هر فرد است . بسیاری از ما در انجام کارهای روزانه دچار کمبود زمان می شویم و نمی توانیم کارهایمان را به موقع و درست به پایان برسانیم در چنین زمانی نیاز به مدیریت زمان احساس می شود . مهارت مدیریت زمان است که به شما کمک میکند تمام کارهای خود را سر وقت و به موقع انجام دهید و هیچ گاه دچار کمبود زمان نشوید.

کسانی که در زندگی خود مدیریت و برنامه ریزی زمان دارند کارهای خود را در اسرع وقت و به شکل صحیح انجام می دهند  این افراد از زمان خود به صورت موثرتر و بسیار پربارتر استفاده می کنند زیرا تمرینات و مهارت های مدیریت زمان را به خوبی یاد گرفته اند و در زندگی شخصی به کارگرفته اند.

تا به حال برایتان اتفاق افتاده که در مدت زمان خیلی کوتاه، کلی کار برای انجام دادن داشته باشیn؟ کلی کار نیمه‌ تمام باقی‌مانده، چگونه شما به کارهای کوچک دیگر رسیدگی می‌کنید؟ تمام این‌ها ثابت می‌کند شما با مدیریت کردن زمان مشکل دارید! و ما با این نوشته سعی می کنیم کمک کنیم تا مشکلتان مرتفع بشود پس حتما به نکات زیر رو در مسیر زندگی و کسب و کار خودتان عملی کنید :

۱٫ مرتب باشید

نیم ساعت اول هر روزتان را به برنامه ریزی رویتان اختصاص بدهید. ببینید می‌خواهید چه کار کنید و یک لیست از آن‌ها تهیه کنید. می‌توانید به این شکل در نظر بگیرید که چه کارهایی حتماً باید انجام شود و چه کسانی را باید ملاقات کنید. به چیزهایی که در لیست می‌نویسد مسئول پذیر باشید. برای فکرکردن، صحبت کردن و کارهایی با اولویت بالا زمان مشخص تعیین کنید. برنامه‌ریزی کنید که چه موقع شروع و چه موقع کارها تمام کنید و طبق برنامه پیش بروید. برای یکجا نگه‌داشتن این برنامه‌ها از یک ابزار کمکی هم استفاده کنید.

بهترین زمان واسه کارهای طاقت‌فرسا زمانی هست که بیش‌ترین انرژی را دارید. از ابزارهای ثبت زمان استفاده کنید تا ببینید برای انجام یک کار خاص چقدر زمان صرف می‌کنید. با این روش شما هم می‌توانید زمان‌هایی که کارایی بالایی دارید را پیدا کنید. فقط مطمئن شوید مدت زمانی که صرف یک کار می‌کنید ارزشش را دارد. همین‌طور خیلی خوب می‌شود که در زمان‌هایی که منتظر یک نفر دیگر هستید تا کارش را تمام کند، کارهای کوچک دیگر را انجام بدهید.

۲٫     کارهای خود را  دسته‌بندی کنید

کارها را به شکلی دسته‌بندی کنید که مهم‌ترین‌ آن‌ها در ابتدا باشند. اگر خود را درگیر چیزهای کوچک بکنید به‌دلیل محدودیت زمان، خواهید دید که کارهای اصلی مانده است. اگر برنامه خود را با این چیزهای کوچک پر کنید، ناگهان می‌بینید که دیگر جایی برای کارهای استراتژیک مهم ندارید.

۳٫     قانون ۲۰-۸۰ را دنبال کنید

یک توصیۀ دیگر در رابطه با مدیریت زمان این است که از قانون ۲۰-۸۰ یا همان قاعدۀ پَرِتو استفاده کنید. این قانون می‌ گوید که ۸۰% نتایج از ۲۰% تلاش‌ها حاصل می‌ شود. در فروش بدین معناست که ۸۰% از فروش‌ها شامل ۲۰% از مشتریان می‌ شود. ترفند آن چیست؟ کافیست ۲۰ درصد از تلاش‌ها که ۸۰ درصد نتایج را تولید می‌ کنند، شناسایی نمایید و مقیاس‌بندی کنید. این کار را می‌ توانید با بررسی و آنالیز دقیق انجام دهید. اهداف مهم خود را شناسایی کنید و بر روی انجام آن‌ها تمرکز کنید تا یک مدیریت زمان بهینه داشته باشید.

۴٫      هرشب کارهای روز بعد را لیست کنید

هر شب قبل از اینکه به تختخواب بروید، لیستی برای روز بعد ایجاد کنید. فهرست کارهای فردای خود را قبل از خواب بنویسید تا راحت تر بخوابید. بعد از تهیه این لیست به اهداف خود بنگرید و ببینید که چگونه می‌توانید به آن‌ها نزدیک‌تر شوید. یک شبه درست نمی‌ شود، اما این لیست به شما کمک می‌ کند که اهداف خود را برای روز بعد مشخص کنید. دستیابی به اهداف روزانه ساده‌ تر است و به ما کمک می‌ کند به سمت اهداف بلند‌مدت حرکت کنیم. اما لازم است کارهایی که باید انجام دهیم را لیست کنیم.

۵٫ اپلیکیشن های مدیریت زمان و برنامه ریزی

یکی از بهترین راهکارهای مدیریت زمان استفاده از تکنولوژی صحیح و به روز است. مدیریت زمان با بهره بردن از ابزارهای فراوانی که در حوزه تکنولوژی وجود دارد بسیار کارآمد و مؤثر است و راندمان شما را بسیار افزایش می دهد، در این مقاله نیز نرم افزارها و تکنولوژی هایی که در حوزه مدیریت زمان وجود دارد را به شما معرفی می کنیم، برای استفاده درست از زمان خودتان می توانید از نرم افزارهای زیر استفاده کنید:

1. واندرلیست wunderlist یکی از نرم افزارهای مدیریت زمان و عملکرد است.
2.  نرم افزار تودویست-todoist   یکی دیگر از نرم افزارهای مدیریت زمان و پروژه است.
3.  تریلو trello شاید همان نرم افزار مدیریت زمان و عملکرد ایده آل شما باشد.
4. تسکولو نرم افزار مدیریت پروژه با امکان چت آنلاین
5. وان نوت onenote نیز یک نرم افزار یادداشت برداری در دسترس برای همگان است.
6. نرم افزار مدیریت زمان کوالیتی تایم QualityTime

۶٫      در مسیر درست باقی بمانید.

یکی از کارهایی که در زندگی بسیار مهم و حیاتی است، این است که این سؤال را از خود بپرسید: «بهترین استفاده‌ای که از زمان خود می‌توانم بکنم کدام است؟» و بعد از پیدا کردن جواب به کاری که در متن زیر از شما خواسته شده است عمل کنید: توانایی شما در تفکیک کردن این کارها و طبقه‌بندی درست آنها می‌تواند بهره‌وری شما را به مقدار زیاد افزایش دهد که در ادامه یکی از بهترین راه های تفکیک کردن کارها را برایتان توضیح داده ایم.

۷٫ افزایش مهارت های مدیریت زمان با شناسایی وظایف

در ابتدا مشخص کردن زمان هایی برای انجام کارهای چندتکلیفی و کارهای تکی بسیار پر اهمیت است.مثلا انجام تکمیل چک لیست ها در محل کار از کارهایی است که باید به صورت چند کاره باشد تا در وقت صرفه جویی شود اما انجام پروژه های ویژه و خاص باید به صورت تکی باشد تا در بالاترین سطح انجام شود و حواس و زمان ویژه ای به آن اختصاص داده شود.

۸٫ کم کردن وقفه هنگام کار از اصول مدیریت زمان

یکی از رایج ترین اشتباهاتی که منجر به برهم ریختن برنامه مدیریت زمان میشود، همین وقفه هایی است که شاید گاهی اوقات بدون اراده ایجاد می کنیم. وقفه ها را کمتر کنید تا اصول مدیریت زمان را بهتر و قوی تر پیش ببرید. 

۹٫ خودتان را مدیریت کنید.

مهم‌ترین گام مدیریت زمان برای حرفه‌ای ها خودمدیریتی است. محل کارتان باید تمیز و مرتب باشد. پرونده‌ها و اسناد مهم باید در مکان‌های مناسبی نگهداری شوند. هیچ پوشه و کاغذی روی میزتان نگذارید و هرچیزی را که نیاز ندارید، دور بیندازید. هرگز کارهای خود را روی کاغذ یادداشت نکنید، زیرا قطعا پس از مدتی مچاله یا گم خواهند شد. وسایل شخصی را در جای مناسب و کنار یکدیگر بگذارید.

۱۰٫    مدیریت وقفه داشته باشید.

اگر انجام کاری در حال حاضر اولویت زیادی برای شما دارد و تحت فشار زمانی هستید، پیشنهاد می‌شود قبل از انجام هر کاری موبایل خود را خاموش کنید. در صورتی که ایمیل یا شبکه‌های اجتماعی خود را چک می‌کنید، هرچه زودتر صفحه‌های آن‌ها را ببندید.

در واقع مدیریت وقفه کنید. یعنی هر آنچه که باعث حواس‌پرتی شما می‌شود را کنار بگذارید. البته این کار تا زمانی خواهد بود که کار خود را به پایان برسانید. بعد از انجام کار حتی توصیه می‌شود که مدت زمانی را برای چک کردن ایمیل و یا صحبت با دوستان خود اختصاص دهید. 

۱۱٫    حذف غیر ضروری ها از تکنیک های مهم مدیریت زمان

یکی از مشکلاتی که همه ما درگیر آن هستیم صرف وقت های اضافه برای کارهایمان است . بنابراین با مدیریت و برنامه ریزی زمان می توانید ، این زمان های اضافه برای انجام کارها را بکاهید زیرا حذف کردن غیرضروری ها، زندگی شما را سازنده تر و ثمربخش تر خواهد کرد. هر چیزی که از رسیدن به هدف اصلی جلوگیری می کند ، می تواند غیرضروری باشد . مثلا اگر هدفتان چک کردن ایمیل است نیاز به صرف ۴۵ دقیقه زمان برای گشتن در اینستاگرام نیست.

در مدیریت زمان باید کارها در ساعت مشخصی انجام شود بنابراین نباید زمان های زیادی را برای کارهای فرعی قرارداد زیرا صرف این زمان باعث می شود که کارها به موقع انجام شوند . شما باید کارهای ضروری و غیر ضروری زندگیتان را مشخص کنید و با انجام چنین کارهایی، نیازهای واقعی زندگی خود را بشناسید.حالا شاید بپرسید چطور می تونیم کارهای ضروری و غیر ضروری رو از هم تشخیص و جدا کنیم ؟ نیاز به استفاده از یکسری تکنیک ها هست که بصورت جداگانه با نوشته ای دیگر خدمت تون عرض خواهم کرد.

چگونه زمان را مدیریت کنیم ؟

مبحثی هست که در قسمت دوم این نوشته براتون ارایه خواهم نمود .